Dat fietsen goed is voor de gezondheid, spreekt voor zich. Trappen jouw collega’s massaal naar de werkplek? Bedrijven in de privésector zijn verplicht om hun medewerkers een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer uit te keren. Een voordeel voor hen én voor jou, want een fietsvergoeding is fiscaal bijzonder interessant. We navigeren je graag doorheen de actuele regelgeving!
Is een fietsvergoeding verplicht?
Een fietsvergoeding is een kilometervergoeding die je werknemers verdienen wanneer ze hun woon-werkverkeer (deels) met de fiets afleggen. Sinds 1 mei 2023 hebben alle werknemers in de privésector recht op een fietsvergoeding. Dit is zo voorzien in de cao nr. 164 door de Nationale Arbeidsraad, op voorwaarde dat ze zich regelmatig met de fiets naar de werkplek begeven. De afstand die ze daarbij overbruggen, bepaalt welk bedrag ze opstrijken.
Hoeveel bedraagt de fietsvergoeding per km?
In 2025 ontvangen je medewerkers € 0,36 voor elke gefietste km binnen het woon-werkverkeer, met een belastingvrij maximum van € 3.610 per jaar. Dit komt neer op ongeveer 10.027 kilometer per jaar, of zo’n 48 kilometer per werkdag (uitgaande van 210 werkdagen per jaar).
Wanneer je medewerkers dagelijks fietsen, kan hun maandelijkse fietsvergoeding dus oplopen tot meer dan € 300 per dag, afhankelijk van het aantal gefietste kilometers. Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd en volgt de maximale sociale en fiscale vrijstelling.
De voordelen van de wettelijke fietsvergoeding voor werknemers en werkgever
Je werknemers verdienen niet enkel geld door regelmatig te fietsen, ze zijn ook fitter, productiever en minder vaak ziek. Daar plukt jouw bedrijf de vruchten van! Maar er zijn nog voordelen. Je kan de fietsvergoeding inbrengen als een 100 % aftrekbare bedrijfskost en betaalt geen RSZ. Het gevolg? De bedrijfswinst daalt en de daarop toegepaste vennootschapsbelasting volgt.
Ook investeringen in infrastructuur en fietsaccessoires zijn volledig aftrekbaar. Parkeervoorzieningen voor fietsen zijn bovendien veel goedkoper dan voor auto’s. Je kan maar liefst tien fietsen plaatsen op de parkeeroppervlakte van een wagen. Last but not least: de fietsvergoeding bezorgt je bedrijf een duurzaam imago, wat je employer branding stevig kan boosten.
Wat zijn je taken als werkgever?
Als werkgever ben je dus verplicht om fietsende collega’s een vergoeding voor hun woon-werkverkeer toe te kennen. Samen bepalen jullie de beste en veiligste fietsroute, wat niet noodzakelijk het kortste traject is. Vervolgens ondertekent je teamlid een verklaring op eer. Hierin geeft hij ook aan hoeveel dagen per maand hij zich met de fiets naar het werk verplaatst. Op basis van deze info wordt de fietsvergoeding berekend. Vergeet niet dat jij als werkgever verantwoordelijk bent voor de frequentie van de aangifte en de controlemethoden.
Tip: via Bike to Work kan je het aantal fietsende collega’s, het aantal fietsdagen, de afgelegde kilometers en de CO2-besparing eenvoudig monitoren. Handig!