Moins de formalités administratives, plus d’efficacité : nos portails numériques pour PME et travailleurs intérimaires
Les formalités administratives constituent un mal nécessaire, mais chronophage. Chez Unique, notre ambition est d’aider nos clients et candidats sans leur imposer de paperasserie excessive. C’est pourquoi nous avons développé pour ces deux groupes cibles un portail numérique qui centralise toutes les formalités administratives. Il est intégré gratuitement à notre service. Lien Declercq, Assistente Unit Manager Mid Office, a participé au développement de la plate-forme client STAFFA. Dorien Dockx, Business Process Advisor Mid Office, s’est occupée de My Unique, le portail destiné aux candidats. Dans cette double interview, elles évoquent avec enthousiasme les deux outils, avec la convivialité et l’efficacité comme fil rouge.
Salut Lien et Dorien ! Nous commencerons cet entretien avec STAFFA. Unique travaille sur ce portail clients depuis février 2022.
Lien : Unique ambitionnait via STAFFA de regrouper l’ensemble du parcours client dans un seul portail client. Notre portail client est conçu pour accompagner les PME du secteur du travail intérimaire. Nous avons commencé à le développer pendant la période du covid. Il s’agissait d’une réponse directe à la nécessité de numériser les processus à une époque où les contacts personnels étaient limités.
La première fonctionnalité que nous avons implémentée était la possibilité de signer numériquement des contrats. Les discussions avec nos clients PME ont montré qu'ils avaient clairement besoin d'un moyen de signer des contrats commerciaux par voie électronique.
Peu de temps après, nous avons déployé notre deuxième fonctionnalité, à savoir le module de planification pour nos « grands comptes », où de nombreuses personnes sont mises au travail en peu de temps.
Au début de cette année, nous avons également finalisé notre troisième fonctionnalité importante : le développement d'un module de timesheet. Grâce à ce module, les clients peuvent rapidement confirmer le nombre d'heures réellement travaillées. Est-ce que tout s'est passé comme prévu ? L'intérimaire a-t-il été malade un certain jour ? A-t-il fait des heures supplémentaires ? Le client le signale en quelques clics via le module.
La facilité d'utilisation (UX/UI) et les besoins des clients PME ont toujours été au cœur du développement de la plate-forme ! Nous nous sommes associés à Providit, un partenaire informatique avec lequel nous avions déjà travaillé avec succès. Aujourd’hui, toutes les marques de RGF Staffing utilisent la plate-forme.
Lien : Après plusieurs séances de réflexion au siège social, STAFFA a été le nom choisi. C'est un clin d'œil à notre activité principale « staffing » d'une part et à notre société mère RGF Staffing d'autre part. La lettre A du logo a été remplacée par le caractère japonais « hito », qui signifie « humain ». Cela fait référence à notre approche axée sur les personnes. De cette façon, le nom STAFFA a permis à toutes les pièces du puzzle de s’assembler parfaitement.
Lien : « Nous avons commencé en février 2022, avec un premier module permettant de signer des contrats commerciaux en ligne. Concrètement, nous avons réuni tous les contrats sur la plate-forme, où les clients pouvaient ensuite les consulter et les signer très simplement en ligne. Des rappels pratiques les informaient de ce qu'ils avaient à faire. »
Lien : « C’est exact. Nous sommes en train de déployer le module de traitement du temps de travail. Via ce module, un client verra combien d’heures de travail étaient prévues pour chaque travailleur intérimaire et pourra confirmer le nombre d’heures effectivement prestées en quelques clics.
Les prochaines étapes du développement de notre portail incluent notamment l’intégration de tableaux de bord. Ces tableaux de bord offriront une vue claire de l’endroit où les travailleurs intérimaires travaillent et des heures prestées. L’étape suivante est le développement d’une formule de demandes. Les clients pourront ainsi transmettre des offres d’emploi et suivre leur évolution.
Lien : « Le plus gros avantage est bien sûr la centralisation. Toute l'administration concernant les travailleurs intérimaires se fait via un seul portail numérique. Une innovation efficace qui fait gagner beaucoup de temps à nos clients. De plus, ils peuvent également consulter une rétrospective et retrouver immédiatement l’historique complet avec Unique
« Nous mettons tout en œuvre pour améliorer l'expérience utilisateur et souhaitons rendre STAFFA aussi convivial et transparent que possible pour nos clients. La convivialité est vraiment une priorité.
– Lien Declercq, Assistante Unit Manager Mid Office
Les développements se poursuivent, pour qu'à terme l'ensemble du parcours client puisse être regroupé dans STAFFA.
Lien : Oui, peu importe que vous embauchiez un intérimaire ou vingt personnes. Chaque client a un accès immédiat à STAFFA pour signer numériquement des contrats. Jusqu'à 96 % des clients Unique utilisent déjà le portail. Lors de la première utilisation, on leur fait une démonstration pour qu'ils apprennent à connaître la plateforme. Même si nous remarquons que nos modules sont très intuitifs : nous ne recevons pratiquement aucune question à ce sujet. Nous fournissons également à nos clients un PDF pratique contenant des explications supplémentaires sur le module de timesheet.
Lien : Les réactions sont positives ! Lors du déploiement de chaque module, nous organisons une phase pilote auprès de plusieurs clients. Nous sommes en contact étroit et écoutons attentivement leurs expériences. Mais nous prenons également le pouls à d’autres moments et évaluons les opinions des utilisateurs. Trouvent-ils facilement leur chemin ? Quels aspects considèrent-ils comme importants ? Nous pouvons ainsi procéder à des ajustements ciblés, tant en termes de fonctionnalités que de convivialité.
Super ! Parallèlement à STAFFA, il y a évidemment le portail pour les candidats, My Unique. Dorien, tu t’y es beaucoup investie.
Dorien : « Lien a expliqué déjà que STAFFA hébergeait l’ensemble du parcours client sous un portail numérique. Avec My Unique, notre ambition était similaire : proposer l’ensemble du parcours des candidats sur une seule plate-forme conviviale disponible 24 heures sur 24, sept jours sur sept. Les travailleurs intérimaires auraient ainsi accès à leurs documents en permanence. De plus, nous voulions réduire nos délais de réaction. Vous demandez votre C4 aujourd’hui ? Il est prêt sur My Unique demain. Un sacré avantage pour notre position numérique sur un marché concurrentiel qui évolue rapidement ! »
Dorien : « Nous avons constitué une équipe dédiée de représentants de nos départements business et IT. Le premier groupe, dont je faisais partie, a défini les besoins des travailleurs intérimaires. Ensuite, le spécialiste de l’IT a traduit ces objectifs en un portail convivial. Nous avons opére en étroite collaboration et nous nous réunissons toujours deux fois par semaine. Cette véritable synergie nous a permis d’avancer rapidement et d’enregistrer de bons résultats. De plus, nous nous sommes fait assister par des experts en UX d’Uflow qui ont veillé à la convivialité du portail. Nous avons commencé la phase pilote en janvier 2023. Un nombre limité de collaborateurs intérimaires a eu accès à la plate-forme. Nous avons ensuite intégré leur feed-back et organisé le lancement national de My Unique en avril 2023. »
Dorien : « Au départ, notre portail numérique proposait déjà des fonctions essentielles, comme l'accès aux paiements, aux fiches de salaire et aux documents sociaux (comme le C4, les attestations de congés et les fiches fiscales 281.10). Depuis, nous avons continuellement élargi la plate-forme pour mieux soutenir nos intérimaires. Grâce à la version de bureau et à l'application mobile, le portail est disponible à tout moment et en tout lieu.»
Dorien : « Notre portail procure aux intérimaires un contrôle total sur leurs données personnelles. En outre, ils peuvent retrouver aisément et télécharger toutes les informations nécessaires sur leur emploi à un endroit unique, via une seule plate-forme : My Unique. Nous regroupons les questions les plus fréquentes sur une page FAQ. « Vais-je recevoir une prime de fin d’année, ai-je droit à des titres repas, quand vais-je recevoir mes écochèques… ? » Chaque fois que c’est nécessaire, nous y ajoutons des liens pertinents. Nous renvoyons par exemple les étudiants vers Student@work, où ils peuvent vérifier le nombre d’heures qu’ils peuvent encore prester comme étudiants jobistes. Les clients profitent indirectement de la plate-forme pour les candidats. En augmentant leur satisfaction, en réduisant les frustrations et en offrant une expérience fiable et professionnelle, une administration correcte et rapide joue en effet un rôle crucial dans la rétention des intérimaires. Nous remarquons que la numérisation des processus administratifs permet en outre à nos consultants de gagner beaucoup de temps pour nos consultants : ils peuvent ainsi se concentrer encore plus sur la recherche du perfect match. »
« My Unique libère du temps dans les agendas des consultants, qu’ils utilisent de manière optimale : multiplier les contacts personnels avec les clients, pourvoir plus rapidement un poste vacant, participer aux réflexions sur des questions RH complexes… » – Dorien Dockx, Business Process Advisor Mid Office
Dorien : « Aujourd’hui, 87 % de nos intérimaires qui travaillent utilisent activement My Unique. Cela représente quelque 2 000 personnes par semaine. Et les réactions sont très positives ! Les candidats apprécient surtout sa convivialité et son design. »
Dorien : « Une mise à jour majeure a été effectuée début 2024 !
Vous trouverez ci-dessous un aperçu des options :
• Gérer le profil personnel et professionnel
o Modification du numéro de compte bancaire, de l'adresse et d'autres informations personnelles.
o Ajout de la formation, des expériences professionnelles, des attentes salariales et des intérêts professionnels
• Consulter les documents sociaux
o Documents C4.
o Certificats de vacances et d'emploi.
o Formulaire fiscal 281.10.
o Fiches de paie.
• Réviser et signer les contrats de travail
• Aperçu des paiements et des soldes
o Aperçu des paiements hebdomadaires et mensuels.
o Consultation des soldes, tels que les heures supplémentaires, les jours RTT et les jours fériés.
• Signaler une maladie
o Déclarez la maladie directement via le portail et ajoutez un certificat médical.
Grâce à ces fonctionnalités étendues, nous permettons à nos intérimaires de gérer leur administration de manière simple et efficace, afin qu'ils puissent se concentrer sur ce qui est vraiment important : leur travail et leur développement.
Et bien sûr, nous continuerons à écouter les retours de nos intérimaires. Nous prévoyons par ailleurs d’élargir cette plate-forme et de la rendre également accessible aux demandeurs d’emploi. Nous pouvons ainsi offrir une gamme encore plus large de fonctionnalités, tant à nos intérimaires actuels qu'aux nouveaux candidats potentiels.»
« Entre-temps, les intérimaires peuvent gérer entièrement eux-mêmes leur profil professionnel et le parcours du candidat est tracé.
Nous analysons maintenant entièrement ces résultats pour voir ce qui manque encore à nos intérimaires et ce que nous pouvons offrir dans My Unique.
Nous souhaitons mieux comprendre leurs besoins afin que le portail apporte réellement une valeur ajoutée. À suivre !»