Moins de formalités administratives, plus d’efficacité : nos portails numériques pour PME et travailleurs intérimaires
Les formalités administratives constituent un mal nécessaire, mais chronophage. Chez Unique, notre ambition est d’aider ses clients et candidats sans leur imposer de paperasserie excessive. C’est pourquoi nous avons développé pour ces deux groupes cibles un portail numérique qui centralise toutes les formalités administratives. Il est intégré gratuitement à notre service. Lien Declercq, Assistent Unit Manager Mid Office, a participé au développement de la plate-forme client STAFFA. Dorien Dockx, Business Process Advisor Mid Office, s’est occupée de My Unique, le portail destiné aux candidats. Dans cette double interview, elles évoquent avec enthousiasme les deux outils, avec la convivialité et l’efficacité comme fil rouge.
Salut Lien et Dorien ! Nous commencerons cet entretien avec STAFFA. Unique travaille sur ce portail clients depuis février 2022.
Lien : STAFFA s’inscrivait dans l’ambition numérique d’héberger du parcours client sur un seul portail. Notre portail clients a été conçu de façon modulaire afin de soutenir les PME dans le secteur du travail intérimaire. Nous avons commencé son développement pendant la crise sanitaire. La première fonctionnalité que nous avons implémentée était la possibilité d’apposer une signature numérique sur les contrats. C’était une réaction directe à la nécessité de numériser les processus à une époque où les contacts personnels étaient limités. Actuellement, nous finalisons notre deuxième grande fonctionnalité, la numérisation de l’enregistrement du temps de travail. Elle aidera les entreprises à valider plus efficacement et plus précisément les temps de travail de leur pool de travailleurs flexibles. Les discussions que nous avons eues avec nos clients PME ont révélé qu’ils souhaitaient une manière de signer les contrats commerciaux en ligne. C’est avec ce besoin à l’esprit que nous avons construit notre portail clients – en interne, et à partir d’une page blanche. La convivialité (UX/UI) et les besoins des clients PME ont toujours été les deux grands axes du développement de la plate-forme ! Pour ce faire, nous avons contacté Providit, un partenaire IT qui fait partie du groupe Cronos et avec lequel nous avons déjà collaboré avec succès par le passé. Aujourd’hui, toutes les marques RGF Staffing utilise la plate-forme. »
Lien : « STAFFA a été choisi après plusieurs sessions séance de brainstorming au siège. C’est un clin d’œil à la fois à notre cœur d’activité, le “staffing”, et à notre société mère RGF Staffing. Dans le logo, la lettre A a été remplacé par l’idéogramme japonais “hito”, qui signifie personne, être humain. Une référence à notre approche centrée sur l’humain. Ainsi, le nom STAFFA réunit parfaitement toutes les pièces du puzzle. »
Lien : « Nous avons commencé en février 2022, avec un premier module permettant de signer des contrats commerciaux en ligne. Concrètement, nous avons réuni tous les contrats sur la plate-forme, où les clients pouvaient ensuite les consulter et les signer très simplement en ligne. Des rappels pratiques les informaient de ce qu’ils avaient à faire. »
Lien : « C’est exact. Nous sommes en train de déployer le module de traitement du temps de travail. Via ce module, un client verra combien d’heures de travail étaient prévues pour chaque travailleur intérimaire et pourra confirmer le nombre d’heures effectivement prestées en quelques clics.
Les prochaines étapes du développement de notre portail incluent notamment l’intégration de tableaux de bord. Ces tableaux de bord offriront une vue claire de l’endroit où les travailleurs intérimaires travaillent et des heures prestées. L’étape suivante est le développement d’une formule de demandes. Les clients pourront ainsi transmettre des offres d’emploi et suivre leur évolution.
Lien : « Le premier gros avantage est évidemment la centralisation. Toutes les formalités liées au travail intérimaire passent désormais par un portail numérique unique. Une innovation efficace, qui permet à nos clients de gagner énormément de temps. De plus, ils peuvent également revenir en arrière et y trouver instantanément l’ensemble de leur historique avec Unique. »
« L’expérience utilisateur est essentielle à nos yeux. Nous voulons donc rendre STAFFA aussi transparent et aisé à utiliser que possible pour nos clients. La convivialité est vraiment une priorité. » - Lien Declercq, Assistent Unit Manager Mid Office
Lien : « Bien entendu, et que vous employiez un seul ou 20 intérimaires ne fait aucune différence. Chaque client a immédiatement accès à STAFFA pour signer les contrats en ligne. Pas moins de 96 % des clients d'Unique utilisent déjà le portail. À la première utilisation, le système les guide au sein de la plate-forme afin qu’ils apprennent à connaître toutes ses fonctionnalités. Mais nous remarquons que nos modules sont très intuitifs : nous recevons très peu de questions à leur propos. Pour le module d’enregistrement des temps de travail, nous fournirons également un PDF pratique à nos clients. Ils y retrouveront des explications supplémentaires. »
Lien : « Les réactions sont très positives ! Lors du déploiement de chaque module, nous organisons une phase pilote avec quelques clients. Nous restons en contact étroit avec eux et nous écoutons attentivement leurs expériences. Mais nous sondons également l’opinion de ses utilisateurs à d’autres moments. Trouvent-ils facilement leur chemin ? Quels sont les aspects les plus importants à leurs yeux ? Nous pouvons ainsi apporter des ajustements ciblés, tant en matière de fonctionnalités que de convivialité. »
Super ! Parallèlement à STAFFA, il y a évidemment le portail pour les candidats, My Unique. Dorien, tu t’y es beaucoup investie.
Dorien : « Lien a expliqué déjà que STAFFA hébergeait l’ensemble du parcours client sous un portail numérique. Avec My Unique, notre ambition était similaire : proposer l’ensemble du parcours des candidats sur une seule plate-forme conviviale disponible 24 heures sur 24, sept jours sur sept. Les travailleurs intérimaires auraient ainsi accès à leurs documents en permanence. De plus, nous voulions réduire nos délais de réaction. Vous demandez votre C4 aujourd’hui ? Il est prêt sur My Unique demain. Un sacré avantage pour notre position numérique sur un marché concurrentiel est en évolution rapide ! »
Dorien : « Nous avons constitué une équipe dédiée de représentants de nos départements business et IT. Le premier groupe, dont je faisais partie, a défini les besoins de travailleurs intérimaires. Ensuite, le spécialiste de l’IT traduit ces objectifs en un portail convivial. Nous opérons en étroite collaboration et nous réunissons toujours deux fois par semaine. Cette véritable synergie nous a permis d’avancer rapidement et d’enregistrer de bons résultats. De plus, nous nous sommes fait assister par des experts en UX d’Uflow qui ont veillé à la convivialité du portail. Nous avons commencé la phase pilote en janvier 2023. Un nombre limité de collaborateurs intérimaires a eu accès à la plate-forme. Nous avons ensuite intégré leur feed-back et organisé le lancement national de My Unique en avril 2023. »
Dorien : « Au départ, les intérimaires pouvaient y retrouver et télécharger leur versement, leurs fiches de salaires et leurs documents sociaux, comme les C4, attestations de vacances et autres fiches fiscales 280.10. Mais nous y avons ajouté plusieurs fonctions depuis. Désormais, les intérimaires peuvent également y consulter, signer et télécharger leurs contrats. Nous proposons à la fois une version bureau et une application mobile. »
Dorien : « Notre portail procure aux intérimaires un contrôle total sur leurs données personnelles. En outre, ils peuvent retrouver aisément et télécharger toutes les informations nécessaires sur leur emploi à un endroit unique, via une seule plate-forme : My Unique. Nous regroupons les questions les plus fréquentes sur une page FAQ. « Vais-je recevoir une de fin d’année, ai-je droit à des titres repas, quand vais-je recevoir mes écochèques… ? » Chaque fois que c’est nécessaire, nous y ajoutons des liens pertinents. Nous renvoyons par exemple les étudiants vers Student@work, où ils peuvent vérifier le nombre d’heures qu’ils peuvent encore prester comme étudiants jobistes. Les clients profitent indirectement de la plate-forme pour les candidats. En augmentant leur satisfaction, en réduisant les frustrations et en offrant une expérience fiable et professionnelle, une administration correcte et rapide joue en effet un rôle crucial dans la rétention des intérimaires. Nous remarquons que la numérisation des processus administratifs permet en outre à nos consultants de gagner beaucoup de temps pour nos consultants : ils peuvent ainsi se concentrer encore plus sur la recherche du perfect match. »
« My Unique libère du temps dans les agendas des consultants, qu’ils utilisent de manière optimale : multiplier les contacts personnels avec les clients, pourvoir plus rapidement au poste vacant, participer aux réflexions sur des questions RH complexes… » – Dorien Dockx, Business Process Advisor Mid Office
Dorien : « Aujourd’hui, 87 % de nos intérimaires qui travaillent utilisent activement My Unique. Cela représente quelque 2 000 personnes par semaine. Et les réactions sont très positives ! Les candidats apprécient surtout sa convivialité et son design. »
Dorien : « Une mise à jour est prévue début 2024. À partir de ce moment, les travailleurs intérimaires pourront transmettre leur incapacité de travail et charger leurs certificats médicaux via le portail. Mais notre nouvelle version du portail pour les candidats ne mettra pas uniquement l’accent sur l’efficacité administrative : elle offrira également davantage de transparence dans les soldes ouverts. Et ce, dans tous les domaines, des jours de RTT aux heures supplémentaires... Résultat : les travailleurs intérimaires ont toujours une vision claire des heures qu’ils ont prestées et des congés auquel ils ont droit. Et naturellement, nous restons très à l’écoute du feed-back des intérimaires. Ils nous transmettent des points d’amélioration ? Nous analysons avec l’équipe dédiée comment nous pouvons les satisfaire. De plus, nous avons des projets d’extension de la plate-forme, que nous pourrions également rendre accessibles à des demandeurs d’emploi. Cela nous permettra de proposer un assortiment encore plus large de fonctionnalités, tant pour nos intérimaires actuels que pour de nouveaux candidats potentiels. »
Dorien : « Notre objectif est de permettre aux candidats de gérer entièrement leur profil eux-mêmes. Cela implique qu’ils puissent saisir des informations détaillées sur le type de job qu’ils recherchent, les régions dans lesquelles ils veulent travailler et leurs compétences. Actuellement, nous sommes en train de cartographier leur parcours de candidat pendant différents ateliers. Nous voulons surtout mieux comprendre leurs besoins, afin que le portail constitue une véritable plus-value. À suivre, donc ! »